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Content Reuse: Schneller E-Mailen mit Outlook

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Kennen Sie das? Sie wissen nach einem Telefonat genau, dass der Kunde eine E-Mail benötigt, die Sie so ähnlich schon mal jemanden anderes geschrieben haben. Natürlich wollen Sie die nicht nochmal komplett neu schreiben, sondern Sie suchen sich die alte E-Mail heraus.

Blöd nur: Sie müssten alles kopieren und die Anhänge noch mal extra rüberziehen. Das dauert und ist fehleranfällig. Forwarden ist kaum besser — zwar haben Sie nun die Anhänge, müssen aber noch Betreff und Body hübsch machen.

Eine Kopie auf Knopfdruck wäre doch viel besser. Wie das geht? Ganz einfach! Jedenfalls mit Outlook.

Copy-paste mit Outlook

Getestet mit Outlook 2013 und 2016Um das einzurichten, öffnen Sie einfach eine Mail und klicken ganz oben in der Leiste auf das Symbol “Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen” (siehe Pfeil). Aus dem Menü wählen Sie “Weitere Befehle…” Ändern Sie nun den Filter “Häufig verwendete Befehle” in “Alle Befehle”.

Scrollen Sie runter, bis Sie den Befehl “Diese Nachricht erneut senden...” finden (Diese Nachricht erneut senden...) und klicken Sie auf “Hinzufügen” und “OK”. Fertig!

Sie haben somit in Zukunft in jeder Mail, die Sie öffnen, oben das Symbol Diese Nachricht erneut senden... in der Leiste stehen. Wenn Sie darauf klicken, erstellt Outlook eine 1:1-Kopie von eben dieser Mail. Magie! :-)

Keine Sorge, die Mail wird nicht sofort versendet. Sie haben immer erst die Möglichkeit, die E-Mail-Adresse und natürlich auch die Anrede anzupassen. Wenn Sie wollen, auch noch alles andere. Danach senden Sie die Mail wie gewohnt ab.

Wichtig: Bcc-Empfänger sichtbar machen

Aber Vorsicht: Outlook zeigt Bcc-Empfänger geklonter E-Mails defaultmäßig nicht an. Sollte das Original Bcc-Empfänger gehabt haben, würden auch diese die Kopie erhalten.

Um das in Zukunft immer sofort sehen zu können, nehmen Sie noch folgende Einstellung vor: Klicken Sie bei einer geöffneten Mail auf “Optionen” und aktivieren bei “Felder anzeigen” “Bcc”. Nun wird Outlook immer auch das Bcc-Feld anzeigen, so dass Sie leicht erkennen, ob dort noch irgendwelche unerwünschten Empfänger herumstehen.

Die Liste der Outlook-Befehle ist lang, ich kenne längst nicht alle. Sie vielleicht? Welche erleichtern Ihnen Ihre Arbeit?

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