Die Kaltakquise bringt es per Definition mit sich, dass vor einem Anruf nicht besonders viel über den Ansprechpartner bekannt ist. Vielleicht gerade noch, wie er heißt und welche Position er inne hat. Aber schon weniger, ob er am Platz ist. Gut gelaunt ist. Oder sogar Interesse hat. Gibt es eine Möglichkeit, das vorher herauszufinden?

Nein, natürlich nicht. Aber über ein paar Dinge kann durchaus kurz nachgedacht werden, bevor zum Hörer gegriffen wird. An dieser Stelle möchte ich auf den Zeitpunkt eines Telefonats eingehen.

Die Arbeitswoche hält für Telefonate kleinere Zeitfenster vor als für andere Aufgaben. Der Programmierer mag noch am Abend programmieren, der Vertrieb dagegen ist für die Herstellung von Erstkontakten an normale Bürozeiten gebunden. Diese sind nicht komplett verfügbar.

Wann rufe ich den Kunden am besten an? Wann nicht?

Der Montagvormittag beispielsweise ist fast überall mit internen Meetings belegt. Wenn nicht, dann ist es der erste Kaffee, der mit den Kollegen an der Kaffeemaschine getrunken wird und bei dem über das Wochenende gesprochen wird. Danach werden ein paar liegengebliebene E-Mails gelesen und bearbeitet. Und schon ist wieder Mittag. Der Montagmorgen ist daher nicht gerade der beste Zeitpunkt für ein unangekündigtes Gespräch. Das ist bei Ihnen vielleicht nicht anders.

Ebenso wenig der Freitagnachmittag. Wer noch nicht zuhause ist, arbeitet besonders jetzt daran, es möglichst bald zu sein. Das Wochenende steht vor der Tür, niemand will jetzt noch etwas Neues auf den Tisch gelegt bekommen. Ergo: Wer am Freitagnachmittag versucht, einen cold call zu starten, muss ziemlich verzweifelt sein, oder, auch nicht besser, wird zumindest so wahrgenommen.

Ganz anders der Freitagvormittag: Die Laune ist in der Regel bestens, scheint das Wochenende doch (noch ;-)) zum Greifen nah zu sein.

Täglich wird mittags ein Tiefpunkt erreicht, bei dem die Wahrscheinlichkeit, jemanden zu erreichen, gegen Null läuft. Auch wenn die lieben Kollegen noch eben behauptet haben, dass der Ansprechpartner „laut Kalender zwischen 11:30 und 13:30 Uhr gut erreichbar“ sein müsste: Das könnte seine Mittagspause sein, die selten im Kalender steht! Hier lohnt eine Nachfrage, ob das ernst gemeint ist. Es mag eine Minderheit geben, die durcharbeitet.

Brückentage können durchaus ergiebig sein. Wenn Sie denn jemanden erreichen, so ist oft mehr Zeit vorhanden als in einer normalen Woche. Die letzten paar Tage vor Weihnachten dagegen sollten Sie bestenfalls mit Kontakten verbringen, die Sie schon kennen. Hier ist bei den meisten Zielkunden (insbesondere B2C) gerade die Hölle los, da wird Ihre Kaltakquise-Aktivität kaum bemerkt werden.

Das war’s eigentlich schon mit den groben zeitlichen Aspekten. Es kann natürlich noch darüber gestritten werden, ob 8 Uhr morgens unbedingt ein guter Zeitpunkt für ein Telefonat ist. Auch erfahre ich komischerweise immer kurz vor einer vollen Stunde, dass der Ansprechpartner gerade auf dem Sprung in irgendein Meeting sei. Um 16:30 Uhr geht zwar vielleicht noch niemand nach Hause, ist aber nicht mehr so frisch wie gerade am Morgen noch.

Niemand sollte sich nun aber schönreden, dass ausgerechnet immer gerade jetzt kein guter Zeitpunkt für einen Anruf sein könnte. Also nicht immer erst den Schreibtisch aufräumen oder gar den Erstkontakt per E-Mail versuchen.

Denn im Vertrieb gibt es leider zu jeder Regel eine Ausnahme. Kollegen von mir haben am Montagmorgen sehr wohl gute Erstgespräche geführt. Einige Kunden müssen den Freitagnachmittag immer absitzen und haben ein offenes Ohr für Neues. Und nicht jeder geht 5 vor in ein Meeting. Entscheider schon mal gar nicht. ;-)

Es gilt daher wie immer: Im Zweifel lieber anrufen. Nur so lässt sich herausfinden, wann der richtige Zeitpunkt denn sein könnte.